Взаимодействие подразделений в коммерческой компании

Основные параметры работы склада

1.Время работы склада с 10.00 до 19.00.
2.Время обработки розничной заявки не более 12 рабочих часов.
3.Время обработки оптовой заявки не более 16 рабочих часов.
4.Время от прихода товара на склад до его оприходования не более трех рабочих дней.
5.Срок приема ТМЦ может быть сокращен исходя из приоритетности задач и сезонности товара.
6.Отгрузки со склада в розничные магазины производятся согласно планового графика:
— Магазин 1 – ежедневно
— Магазин 2 – Пн, Ср, Пт, исключение составляет отгрузка запасных частей по заказам.
7.Время ответа на заявку — 3 часа рабочего времени.

1. Планирование поставок и прием товаров на склад

1.1. Приём товаров на склад осуществляется по факту поступления на склад.
1.2. Для оприходования товара в базе 1С на склад, менеджеру, ответственному за свою категорию (далее – категорийному менеджеру) необходимо:
— сформировать и отправить заявку с указанием № заказа поставщика в базе 1С на адрес электронной почты
Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
1.3. Срок приёма товара по сформированным в базе 1С накладным поступления на склад устанавливается равным трём рабочим дням (24 часа рабочего времени).
1.4. В случае приёма товара по первичным накладным от поставщика срок приёмки товара устанавливается равным двум рабочим дням (16 часов рабочего времени).
1.5. Срок комплектации товаров согласно накладным для отгрузки товаров в розничную сеть и срок перемещения товаров между магазинами розничной сети устанавливается равным двум рабочим дням (16 часов рабочего времени). Комплектация ведется на основании заявок от категорийных менеджеров.
1.6. В случае комплектации товаров согласно накладным, в которых указаны «задвоенные» товары срок комплектации товаров устанавливается равным трем рабочим дням (24 часа рабочего времени).
1.7. В случае невозможности соблюдения необходимых сроков приёма и отгрузки товаров решение о необходимости сверхурочных работ принимается совместно руководителем склада, Коммерческим директором и Генеральным директором.
1.8. Сотрудники розничной сети осуществляют приём товаров в течение двух рабочих дней с момента получения поставки. Сезонный товар группы «А» (расходники, запчасти и т.д.) принимается розничным магазином в течение 1(одного) рабочего дня.
1.9. Оригиналы документов (накладные, счета-фактуры, сертификаты) поступают оператору склада, который после оприходования товаров в базу 1С передает их в бухгалтерию.
1.10. Оператор склада организует оформление в программе 1С приходных накладных.
1.11. Руководитель склада осуществляет приём товаров на склад по сформированным в базе 1С приходным накладным. В случае, когда отсутствуют приходные накладные — по первичным документам, представленными поставщиком.
1.12. Оператор склада распечатывает из базы 1С маркировочные бирки согласно приходным накладным на склад и производит маркировку товаров согласно правилам маркировки товаров (Приложение № 1).

Инструкция:
«Рабочий процесс движения товаров: прием и возврат товаров на склад».

1.Порядок приема товара на складе от поставщиков
1.1.Прием товара осуществляется кладовщиком по товарно-транспортной накладной поставщика. В случае отсутствия кладовщика товар может принять руководитель склада.
1.2.С товарно-транспортной накладной поставщика снимается копия. Оригинал товарно-транспортной накладной, сертификаты и ГТД на товар передается в бухгалтерию. При приеме товара кладовщик осуществляет тщательную проверку. В связи с этим кладовщик обязан:
• Не принимать неукомплектованный, некачественный, некондиционный товар.
• Тщательно сверять соответствие ассортимента и количества товарных позиций.
1.3.При несоответствии по одному из перечисленных пунктов конкретный товар не принимается кладовщиком на склад. Кладовщик сообщает руководителю склада о несоответствиях, после чего извещается менеджер направления, который принимает решение по выявленным несоответствиям.
1.4.Инструкции, товарно-транспортная накладная поставщика передается кладовщиком руководителю склада, который подписывает документы, с расшифровкой фамилии на бумажном носителе. В случае обнаружения отклонений по ассортименту и количеству товара, а так же в случае, описанном в п.п. 1.2., кладовщиком составляется акт несоответствия(Приложение № 4), в котором указывается истинное количество и ассортимент принятого товара.
Акт несоответствия подлежит обязательной передаче менеджеру направления.
1.5.После принятия товара по товарно-транспортной накладной поставщика, ответственность за комплектность, количество и качество, наличие и соответствие сертификатов переходит на кладовщика, принявшего товар.

2.Порядок приема товара на складе из транспортных компаний (далее — ТК)
2.1.При передаче товара от ТК необходимо проверить целостность упаковки и кол-во грузовых мест по ТТН и по факту наличия.
2.2.В случае наличия целостности упаковки (нарушения обклейки скотчем, порезы и надрывы), т.е. появления возможного доступа третьих лиц к внутреннему вложению грузового места следует составить коммерческий акт (является приложением к Договору экспедиционных услуг ТК) и сделать фото в количестве 3(трех) штук.
2.3.В случае расхождения наличия грузовых мест (ТТН/факт) следует составить коммерческий акт (является приложением к Договору экспедиционных услуг ТК) с указанием реального количества мест.
2.4.Коммерческий акт подписывается двумя сторонами (представитель ТК) и сотрудник склада.
2.5.Копии документов пересылаются по электронной почте менеджеру направления.

3.Порядок выдачи (возврата) товара со склада поставщикам
3.1.Отгрузка товара со склада производится кладовщиками на основе расходной накладной (расходной накладной на возврат), сформированной в базе оператором склада, подписанной руководителем компании и главным бухгалтером на бумажном носителе или лиц, их заменяющих, на основании распоряжения Генерального директора.
3.2.Расходная накладная должна быть составлена в двух экземплярах с подписями: один лицу, принимающему товар, второй остается у руководителя склада.
3.3.Собранный по накладной товар передается контрагенту (поставщику) или его представителю по доверенности.
3.4.После приема товара контрагент или его представитель подтверждает прием товара своей подписью на бумажном носителе.
3.5.Прием товара можно производить по документам из рабочей складской базы 1с, при этом действуют правила Инструкции п.1.2-1.5. относительно товара, товарного вида, кол-ва товара.

4.Первичная обработка товара
4.1.Обработка товара происходит за отведенный нормативами срок согласно параметрам работы склада (прием, маркировка). Весь вновь поступающий товар подлежит обязательной обработке с наклейкой этикеток.
4.2.Новый приход от поставщика подлежит оприходованию на склад для приёмки товара.

Приложение №1

Инструкция по маркировке товара на складе

Маркировка товара – это нанесение этикетки со штрих-кодом на товар или его упаковку.

Маркировка нужна для того, чтобы сопоставить штрих-код определённому товару, обеспечив возможность его идентификации в базе 1С.

1.Маркировка товара обязательна при каждом новом поступлении товара на склад. Маркируется товар, не имеющий маркировки ШК(штрих-код) производителя/поставщика. Товар, имеющий ШК производителя сканируется и заносится в 1С.
2. В случае отсутствия ШК производителя, маркировка товара производится с помощью самоклеющихся этикеток с напечатанным штрих-кодом, которые распечатываются на каждый приход новой поставки по накладной поступления из базы 1С.

3. Способ маркировки:

3.1. Одна этикетка наклеивается на одну единицу товара;
3.2. Этикетка наклеивается на заводскую упаковку, которая не подлежит вскрытию для надлежащего хранения на складе, для следующих товарных направлений:
Обувь, крепления, запчасти.
3.3. Этикетка наклеивается непосредственно на ярлык для следующих товарных направлений:
Одежда.
3.4. Этикетка вкладывается в коробку на тот вид товаров, размер которых не предполагает маркировку:
карабины, якоря и некоторые категории товара по группе «железо»
3.5. При маркировке товарной группы «веревка» наклеивается непосредственно на бухту.
3.6. При невозможности выполнения вышеизложенных пунктов по конкретному расположению этикетки, маркировка наклеивается, исходя из здравого смысла осуществления данного процесса.
3.7. Этикетка не должна закрывать информацию, ранее находившуюся на товаре (заводская маркировка поставщика: состав, артикул, цвет)

2. Порядок комплектации накладных на отгрузку в розничную сеть со склада

2.1 Для розничных товаров Менеджер формирует заявку в формате Excel и передает на склад электронным письмом.Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
2.2 Оператор склада получает по электронной почте заявку. Проверяет на соответствие требованиям и отправляет ответ, уведомление о принятии. Формирование накладных перемещения по заявкам происходит на складе. Общее рабочее время от приема заявки складом до отгрузки 2 рабочих дня.
2.3 Руководитель склада формирует очередность сборки и отгрузки накладных согласно приоритетам.

3. Отгрузка товаров в розничную сеть

3.1. Заявки на отгрузку товара со склада направляется оператору склада, согласно установленным требованиям (п. 2.1).
3.2. Товары, согласно накладным на отгрузку, транспортируются в розничную сеть в сопровождении водителя-экспедитора и сдаются по местам с сопроводительной документацией уполномоченному лицу розничного магазина.
3.3. Руководитель, оператор склада Компании передаёт водителю-экспедитору полностью оформленные документы на отгрузку товаров (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, перемещения) распечатанные и подписанные на складе.
3.4. Сотрудники розничной сети осуществляют приём товаров в течение 2ух (двух) рабочих
дней с момента получения поставки.
3.5. Перемещения подписываются уполномоченными лицами: один экземпляр остается у водителя, второй у администратора розничного магазина. Подписанные документы архивируются и являются документами, подтверждающие переход материальной ответственности.

4. Перемещение товаров между розничными магазинами и на склад

Вариант 1. по договоренности между магазинами, запросы оптового отдела и интернет магазина.
4.1. После принятия решения о перемещении товара из одного магазина в другой, либо на склад, администратор отправляющего магазина формирует накладную перемещения в базе 1С. Собирает товар, упаковывает в транспортировочные коробки. ТОВАРЫ ДЛЯ МАГАЗИНОВ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УПАКОВАНЫ ОТДЕЛЬНО ОТ ТОВАРОВ ДЛЯ СКЛАДА.
4.2. Делает заявку о заборе перемещения на склад электронным письмом. Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки с указанием получателя.
4.3. Администратор распечатывает 3 экземпляра накладных. Одна отправителю, вторая получателю, третья для водителя-экспедитора.
4.4. Экспедитор принимает и сдает товар транспортировочными коробками (по местам).
Для этого на товарной накладной делается запись:
«Товар, упакованный в N коробок(мест), количество указывается в правом верхнем углу накладной, сдал – принял»
4.5. Груз без документов и/или неупакованный (россыпь) водитель не принимает.
4.6. Любой другой товар (ТМЦ, которые не числятся в базе 1С), торговое оборудование без накладной перемещения передается на склад либо розничный магазин по акту приема передачи (Приложение № 2). Акт распечатывается в 3-х экземплярах и подписывается отправителем: один вкладывается в груз, второй остается у получателя и третий с подписью получателя передается отправителю.
Вариант 2. По решению категорийного менеджера.

4.7. После принятия решения категорийным менеджером, заявка подается отправителю электронным письмом. Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
Обязательно указывается в заявке следующие параметры:
Магазин(склад) – отправитель;
Магазин(склад) — получатель;
Код и наименование;
Количество и сроки.
4.8. Отправитель формирует накладную в базе 1С.
4.9. Администратор магазина/оператор склада распечатывает 3 экземпляра накладных. Одна отправителю, вторая получателю, третья для водителя-экспедитора.
4.10. Экспедитор принимает и сдает товар транспортировочными коробками (по местам).
Для этого на товарной накладной делается запись:
«Товар, упакованный в N коробок(мест), количество указывается в правом верхнем углу накладной, сдал – принял»
4.11. Груз без документов и/или неупакованный (россыпь) водитель не принимает.

//

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *